Nicht jedes Unternehmen braucht ein komplexes System
Kleine Unternehmen kennen oft dieselbe Situation: Anfragen kommen über Website, Messenger und soziale Netzwerke, Kundendaten liegen in Tabellen, Mitarbeiter übertragen Informationen manuell und die Geschäftsführung hat keinen vollständigen Überblick. Dann stellt sich die Frage, ob ein CRM, ein ERP oder lediglich eine bessere Automatisierung benötigt wird.
CRM: wenn Vertrieb und Kundenverwaltung das Hauptproblem sind
Ein CRM ist sinnvoll, wenn ein Unternehmen regelmäßig mit Anfragen, Verkaufschancen und Bestandskunden arbeitet. Kontakte, Kommunikationshistorie, Verkaufsphasen und Aufgaben können zentral verwaltet werden.
Gehen Anfragen in Chats verloren, werden Rückrufe vergessen oder fehlt der Überblick über laufende Verkaufschancen, ist ein CRM häufig der richtige erste Schritt.
ERP: wenn Vertrieb nur ein Teil des Geschäfts ist
Ein ERP deckt deutlich mehr Bereiche ab. Es kann Vertrieb, Einkauf, Lager, Produkte, Finanzen, Dokumente und weitere interne Prozesse miteinander verbinden.
Für kleine Unternehmen ist ein vollständiges ERP nicht immer notwendig. Relevant wird es vor allem bei komplexeren Abläufen, vielen Produkten, mehreren Lagern, regelmäßigen Beschaffungsprozessen oder wenn einzelne Systeme nicht mehr ausreichen.
Automatisierung: wenn sich Aufgaben ständig wiederholen
Automatisierung bedeutet nicht automatisch, eine weitere große Software einzuführen. Oft reicht es, vorhandene Systeme sinnvoll miteinander zu verbinden.
Eine Anfrage von der Website kann automatisch im CRM angelegt werden. Nach einer Zahlung kann sich der Bestellstatus ändern, der Kunde erhält automatisch eine Nachricht und Verkaufsdaten werden an die Buchhaltung übertragen. Dadurch entfällt manuelle Dateneingabe und die Fehlerquote sinkt.
Was sollte ein kleines Unternehmen wählen?
Wenn verlorene Anfragen und unstrukturierte Verkaufsprozesse das Hauptproblem sind, bietet sich ein CRM an. Wenn Lager, Einkauf, Finanzen und interne Ressourcen gemeinsam gesteuert werden müssen, kann ein ERP sinnvoll sein. Existieren die Systeme bereits, aber Mitarbeiter übertragen Daten ständig manuell, liegt das größte Potenzial häufig in Integration und Automatisierung.
Nicht alles muss sofort automatisiert werden
Ein sinnvoller Ansatz besteht darin, zunächst die Prozesse zu identifizieren, die besonders viel Zeit kosten oder häufig Fehler verursachen. Diese können schrittweise automatisiert und anschließend anhand konkreter Ergebnisse bewertet werden.
Ein gutes digitales System sollte ein Unternehmen nicht komplizierter machen. Es sollte unnötige Arbeit entfernen und Abläufe leichter steuerbar machen.
Entscheidend ist das Zusammenspiel der Systeme
CRM, ERP und Automatisierung sind keine konkurrierenden Lösungen. Sie erfüllen unterschiedliche Aufgaben und können sich ergänzen. Kleine Unternehmen brauchen nicht möglichst viele Programme, sondern ein System, in dem Daten automatisch fließen, Prozesse transparent sind und Mitarbeiter ihre Zeit für Kunden statt für das Kopieren von Informationen verwenden.