„Wir brauchen eine moderne Website, ähnlich wie die unserer Wettbewerber.“ So beginnen viele Projekte. Doch Auftraggeber und Entwicklerteam können sich darunter völlig unterschiedliche Ergebnisse vorstellen. Die eine Seite erwartet eine einfache Website mit Kontaktformular, die andere denkt an Kundenkonten, Schnittstellen und eine individuelle Verwaltung.
Ein Website-Briefing beziehungsweise eine Anforderungsbeschreibung macht aus einer Idee konkrete Vereinbarungen. Es dient nicht der Bürokratie, sondern hilft, den Aufwand einzuschätzen, Angebote zu vergleichen und das fertige Ergebnis nachvollziehbar abzunehmen.
Ein gutes Briefing beantwortet drei Fragen: Was soll die Website leisten, für wen ist sie gedacht und wie wird das Ergebnis überprüft? Sie müssen keine Programmiersprache festlegen. Entscheidend ist, das geschäftliche Ziel verständlich zu beschreiben.
Zuerst das Ziel definieren, dann das Design
Bevor Farben und Animationen ausgewählt werden, sollte die wichtigste Handlung der Besucher feststehen: ein Angebot anfordern, einen Termin buchen, ein Produkt kaufen oder Kontakt aufnehmen. Je nach Ziel werden andere Seiten und Funktionen benötigt.
Ein Unternehmen für Photovoltaik-Montage möchte beispielsweise möglicherweise vor allem Anfragen für eine Anlagenplanung erhalten, statt einen umfangreichen Produktkatalog zu pflegen. Dann sind verständliche Leistungsseiten, ein passendes Anfrageformular und Referenzprojekte besonders wichtig.
Beschreiben Sie Ihre Zielgruppe, deren Fragen und die gewünschte Handlung. So entsteht eine Grundlage für eine Website, die nicht nur gut aussieht, sondern eine konkrete Aufgabe erfüllt.
Seiten und Funktionen eindeutig beschreiben
„Startseite, Leistungen, Über uns, Kontakt“ ist erst der Anfang. Ergänzen Sie für jede wichtige Seite den Zweck und die notwendigen Elemente.
- Struktur: Welche Seiten werden zum Start benötigt, welche können später folgen?
- Formulare: Welche Felder gibt es, wohin werden Anfragen gesendet und welche Bestätigung erscheint?
- Inhaltspflege: Wer soll Texte, Preise, Bilder und Leistungen selbst ändern können?
- Sprachen: Welche Sprachversionen sind erforderlich und wer stellt die Übersetzungen bereit?
- Schnittstellen: Werden CRM, E-Mail, Messenger, Zahlungsanbieter oder Kalender angebunden?
Aus „ein einfaches Kontaktformular“ sollte eine prüfbare Anforderung werden: „Das Formular enthält Name, Telefonnummer, gewünschte Leistung und Nachricht; nach dem Absenden erscheint eine Bestätigung und die Anfrage geht an die Firmenadresse.“
Inhalte und Zuständigkeiten rechtzeitig klären
Auch ein fertiges Design kann ohne Texte, Fotos, Logo, Unternehmensdaten und Kontaktdetails nicht sinnvoll veröffentlicht werden. Verzögerungen entstehen häufig, weil Materialien oder Freigaben fehlen.
Halten Sie fest, wer Texte erstellt und freigibt, Bilder liefert, Übersetzungen organisiert und gegebenenfalls erforderliche Rechtstexte bereitstellt. So weiß jede Seite frühzeitig, was sie beitragen muss.
Legen Sie einen gemeinsamen Ordner mit den Bereichen Logo, Fotos, Texte und Dokumente an. Ergänzen Sie eine Datei mit bestätigten Kontaktdaten und den endgültigen Bezeichnungen Ihrer Leistungen. Das spart Rückfragen.
Mobile Nutzung, SEO und Analyse berücksichtigen
Die Aussage „Die Website muss mobil funktionieren“ ist zu ungenau. Vereinbaren Sie, dass Navigation, Formulare, Schaltflächen und Tabellen auch auf kleinen Bildschirmen bedienbar sind. Definieren Sie wichtige Browser und grundlegende Anforderungen an die Barrierefreiheit.
Wenn die Website über Google gefunden werden soll, gehören sprechende URLs, bearbeitbare Title- und Description-Tags, eine klare Überschriftenstruktur, eine XML-Sitemap und passende Indexierungseinstellungen zum möglichen Startumfang. Bei einem Relaunch können Weiterleitungen alter URLs erforderlich sein; mehrsprachige Websites benötigen gegebenenfalls eigene URLs und Sprachkennzeichnungen.
Klären Sie außerdem, ob Google Search Console und Webanalyse eingerichtet werden sollen und welche Ereignisse wichtig sind: Formularanfragen, Telefonklicks oder Käufe. Technische SEO-Grundlagen und fortlaufende Suchmaschinenoptimierung sind unterschiedliche Leistungen und sollten getrennt vereinbart werden.
Projektphasen, Zahlungen und Änderungen festhalten
Definieren Sie die Schritte von der Seitenstruktur über Design und Entwicklung bis zu Inhalten, Tests und Veröffentlichung. Legen Sie für jede Phase fest, was zur Prüfung vorgelegt wird und wie viele Korrekturrunden enthalten sind.
Besprechen Sie Budget, Zahlungsmeilensteine, Fristen für Materialien und das Vorgehen bei zusätzlichen Wünschen. Wird beispielsweise nach Freigabe des ursprünglichen Umfangs eine Online-Zahlungsfunktion gewünscht, kann das zusätzliche Zeit und Kosten verursachen.
Wichtig ist auch, wem Domain und Hosting-Zugänge gehören, wer Zugriff auf die Analysewerkzeuge erhält, welche Ergebnisse übergeben werden und ob die spätere Betreuung im Angebot enthalten ist.
Eine einfache Vorlage für Ihr Website-Briefing
Zum Einstieg müssen Sie kein umfangreiches Lastenheft schreiben. Ein kurzes, vollständiges Briefing reicht oft für ein erstes Gespräch und eine grobe Aufwandseinschätzung.
- Was das Unternehmen anbietet und wer die Zielgruppe ist.
- Hauptziel der Website und gewünschte Besucheraktion.
- Benötigte Seiten und Sprachen.
- Wichtige Funktionen, Formulare und Schnittstellen.
- Beispiel-Websites mit konkreten Anmerkungen.
- Bereits vorhandene und noch fehlende Inhalte.
- Anforderungen an Mobilgeräte, Basis-SEO und Analyse.
- Gewünschter Starttermin und Budgetrahmen.
- Zuständige Person für Feedback und Freigaben.
Beispiel: „Wir benötigen eine Website für einen Photovoltaik-Montagebetrieb. Hauptziel sind Beratungsanfragen. Seiten: Start, Leistungen, Projekte, Über uns, Kontakt. Sprachen: Ukrainisch und Englisch. Benötigt werden ein Anfrageformular, bearbeitbare Projektbeispiele und grundlegende SEO-Einstellungen. Texte stellen wir bereit, Fotos teilweise.“
Woran erkennen Sie ein fertiges Briefing?
Geben Sie den Entwurf einer Person, die nicht an den bisherigen Gesprächen beteiligt war. Kann sie nachvollziehen, welche Seiten entstehen, wie die wichtigsten Funktionen arbeiten sollen und nach welchen Kriterien das Ergebnis geprüft wird, ist das Dokument eine gute Gesprächsgrundlage.
Versuchen Sie nicht, jede Kleinigkeit vorwegzunehmen. Trennen Sie unverzichtbare Funktionen zum Start von späteren Ideen und halten Sie fest, wie Änderungen abgestimmt werden.
KSIBE unterstützt Unternehmen dabei, die Website-Struktur, erforderliche Funktionen und einen verständlichen Projektumfang vor Beginn der Entwicklung festzulegen. Ein gutes Briefing verhindert nicht jedes Risiko, schafft aber klare Erwartungen auf beiden Seiten.